Politique de confidentialité

Chaque structure d'accueil (opérateur ATL) est responsable du traitement des données de ses enfants, familles et animateurs. EduClan ASBL agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : elle héberge et exploite la plateforme pour le compte de la structure, sur ses instructions, et ne réutilise pas ces données à d'autres fins.

Un contrat de sous-traitance (DPA) est mis à disposition des structures sur simple demande à contact@atlbot.be.

• Enfants : nom, prénom, date de naissance, groupe d'âge, école, présences et absences, autorisations (sortie, image), informations utiles à l'accueil communiquées par les parents (allergies, intolérances, précautions).
• Parents / responsables : nom, e-mail, téléphone, lien de parenté, contacts d'urgence, données de facturation et de paiement.
• Équipes : nom, e-mail, rôle, structure de rattachement, actions de pointage.
• Contenus : publications du fil d'actualité, messages, documents, réponses aux sondages, pré-demandes de place.
• Techniques : journaux de connexion et de sécurité indispensables au fonctionnement du service.

Les données de santé transmises pour l'accueil sont des données sensibles : leur saisie est limitée au strict nécessaire et leur accès est réservé aux membres de l'équipe de la structure concernée.

• Gestion des inscriptions, présences et registres — obligation légale de l'opérateur (réglementation ONE / décret ATL) et exécution du contrat d'accueil.
• Facturation, suivi des paiements et attestation fiscale 281.86 — obligation légale et exécution du contrat.
• Communication avec les familles (fil d'actualité, messagerie, notifications) — intérêt légitime de la structure à informer les responsables.
• Publication de photos d'enfants — consentement du ou des titulaires de l'autorité parentale, révocable à tout moment.
• Sécurité, prévention des abus et sauvegardes — intérêt légitime.

• Les animateurs et la direction de la structure concernée, selon un système de rôles et de règles d'accès appliquées au niveau de la base de données.
• Chaque parent, pour ses propres enfants et ses propres échanges uniquement.
• Les prestataires techniques strictement nécessaires (hébergement applicatif et base de données), liés par un accord de sous-traitance.
• L'ONE ou une autorité publique, lorsque la structure y est légalement tenue (registres, contrôle de subventionnement).

Aucune donnée n'est vendue, louée ou utilisée à des fins publicitaires ou de profilage commercial.

Infrastructure cloud avec stockage des données dans l'Union européenne (bases de données et hébergement applicatif localisés en UE). Aucun transfert de données vers un pays tiers n'est effectué à des fins commerciales.

• Registres de présence et documents ONE : durée exigée par la réglementation applicable.
• Pièces comptables et de facturation : 7 ans (obligation fiscale belge).
• Dossier de l'enfant : durée de la fréquentation, puis suppression ou archivage restreint à l'issue de l'année d'accueil, sauf obligation légale contraire.
• Messages et publications : supprimés à la demande de la structure.
• Pré-demandes de place non converties : maximum 12 mois après la période visée.
• Comptes inactifs : supprimés à la demande, ou après une période d'inactivité prolongée.

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer un consentement (par exemple pour les photos). Ces droits s'exercent auprès de la structure d'accueil, responsable du traitement ; EduClan ASBL l'assiste techniquement.

Vous pouvez aussi écrire à contact@atlbot.be, qui transmettra la demande à la structure concernée. Réponse dans un délai d'un mois.

Réclamation possible auprès de l'autorité de contrôle : Autorité de protection des données (APD/GBA), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — contact@apd-gba.be.

Authentification individuelle, chiffrement des communications, cloisonnement des données par structure via des règles d'accès au niveau de la base, journalisation des accès administratifs et sauvegardes régulières. En cas de violation de données présentant un risque, la structure et, le cas échéant, les personnes concernées sont informées conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.

Les comptes sont créés par les adultes (structure, parents). Les enfants n'ont pas de compte propre. Les consentements relatifs à un enfant sont donnés par le ou les titulaires de l'autorité parentale.